Você já deve saber que a área de Recursos Humanos (RH) e gestão de pessoas tem uma série de atividades a realizar. Nesse cenário, encontrar formas de otimizar os processos é a melhor saída para ter uma atuação estratégica. É o que a coleta digital de documentos oferece.
Por meio das tecnologias certas, você vai além da digitalização de documentos e passa a fazer toda a gestão de arquivos de forma online. Isso significa que utiliza a assinatura digital e realiza todo o processo de admissão e demissão com mais rapidez e eficiência.
Então, como a transformação digital impacta as atividades da sua empresa e quais são as vantagens de adotar um workflow digital no RH? Saiba a resposta neste post e veja mais detalhes sobre a coleta digital de documentos.
O que é coleta digital de documentos?
É o processo de recolher, validar, solicitar e armazenar informações de forma eletrônica. Essa atividade pode ser realizada em qualquer setor, com a vantagem principal de eliminar ou reduzir muito o uso de papel em um movimento chamado paperless. No caso da gestão de pessoas e RH, ajuda a facilitar a admissão e demissão de colaboradores, além de outras tarefas relevantes para a área.
Por exemplo, em vez de receber os documentos físicos no processo de contratação, você apenas faz a solicitação via e-mail ou software específico e recebe os arquivos. Da mesma forma, a assinatura da carteira pode ocorrer digitalmente, com cumprimento de todas as leis trabalhistas. Assim, você tem mais eficiência nos fluxos de trabalho e evita erros.
Aqui, também vale destacar a diferença entre processos físicos e digitais. Enquanto os primeiros se caracterizam por atividades manuais realizadas em papel por meio de caneta e carimbo, os segundos são totalmente online e ocorrem via softwares e plataformas de RH.
Os processos físicos também têm um armazenamento de documentos em salas, armários e arquivos, o que leva à perda de arquivos e dificuldade para encontrar as informações. Enquanto isso, os digitais ficam disponíveis na nuvem e em sistemas de gestão, o que simplifica o seu acesso e aumenta a segurança.
A inteligência artificial (IA) ainda aprimora essa evolução. Isso porque a tecnologia identifica padrões e anomalias, além de fazer previsões com base nos dados e nas informações encontrados. Assim, a estimativa é de que 75% das grandes companhias em todo o mundo utilizem a IA para a gestão documental até 2027.
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O que é coleta de impressões digitais?
Este é o processo de registro dos padrões únicos existentes nas cristas de pele das pontas dos dedos, solas dos pés ou palmas das mãos. É usado como assinatura para pessoas não alfabetizadas (como bebês ao nascerem ou serem hospitalizados), em situações criminais ou de segurança e para identificar a identidade de determinada pessoa.
Quanto custa uma digitalização de documentos?
O valor pago para digitalizar documentos varia conforme o local, mas costuma ficar entre R$0,15 e R$0.35 por página solta. No entanto, vale destacar que esse processo consiste em tornar digital um documento que, originalmente, é físico.
Já a coleta digital de documentos ocorre de forma totalmente online, por meio de softwares específicos e assinatura eletrônica.
Quais são os principais tipos de documentos coletados digitalmente?
A gestão documental digital abrange, principalmente:
- Contratos de trabalho e aditivos;
- Documentos de identificação, como Registro Geral (RG), Cadastro de Pessoa Física (CPF) e Carteira Nacional de Habilitação (CNH);
- Comprovantes de residência e certificados;
- Fichas de cadastro e formulários internos;
- Certidão de nascimento/casamento;
- Comprovante de escolaridade;
- Informações pessoais e trabalhistas exigidas pelo eSocial;
- Contrato de trabalho, com assinatura eletrônica;
- Controle de ponto;
- Avaliações de desempenho;
- Autorizações para desconto em folha, uso de imagem e outras;
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
- Aviso prévio;
- Comprovantes de quitação, depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço etc.;
- Resultados do exame demissional.
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Como coletar digital para documentos?
A colta de impressão digital é feita por meio da aplicação de uma camada de óleo fina ou tinta de carimbo na ponta do dedo. Em seguida, passa-se no papel.
Como posso coletar impressão digital?
Para coletar uma impressão digital, é preciso usar algum material, como grafite em pó, pó de cacau ou tinta de carimbo e passar para o papel.
Quais os benefícios da coleta digital de documentos?
O uso da automação de processos documentais e da coleta digital traz as seguintes vantagens:
- Redução de papel;
- Diminuição da necessidade de espaço físico, já que se adota o armazenamento em nuvem;
- Possibilidade de fazer o upload de documentos online, caso necessário, para facilitar a guarda e a busca;
- Envio seguro de arquivos e controle de acesso;
- Maior proteção dos dados;
- Agilidade no onboarding e offboarding de colaboradores;
- Mais facilidade para realizar auditorias e adotar as boas práticas de compliance;
- Eficiência e agilidade nos processos;
- Redução de perdas, já que o armazenamento em nuvem cria diferentes cópias dos arquivos para evitar prejuízos.
Quais são as ferramentas e tecnologias para fazer a coleta digital de documentos?
Para coletar os documentos digitalmente, você pode usar plataformas de assinatura digital, sistemas de gestão de documentos e arquivos eletrônicos e aplicativos de workflow e automação de RH. Cada programa tem um foco diferente.
As plataformas de assinatura digital buscam a validade jurídica dos documentos online. Assim, há garantia para a realização de contratos e acordos sem a necessidade de imprimir os arquivos e reconhecer firma. É muito usado para contratos de trabalho, termos de confidencialidade, aviso prévio e recibo de entrega de equipamentos.
Já os sistemas de gestão de documentos e arquivos eletrônicos focam a centralização e a organização. Assim, os arquivos ficam armazenados na nuvem e você pode fazer a pesquisa por meio de palavras-chave e filtros.
Além disso, esses programas fazem uma indexação e classificação automática conforme o tipo de documento e o colaborador. Dessa forma, deixa tudo pronto para possíveis auditorias e ainda assegura a conformidade legal de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Por sua vez, os aplicativos de workflow e automação de RH direcionam a execução de todas as etapas. Por exemplo, criam a jornada para que o RH mapeie os documentos necessários na admissão de um colaborador e esse novo funcionário receba todas as informações para preencher os arquivos e fazer o upload dos arquivos.
Também faz a validação eletrônica de documentos, verificando se foram anexados, se estão legíveis e até se estão corretos conforme os dados da Receita Federal. Caso haja algum problema, é emitido um alerta automático para a correção.
Portanto, esses sistemas atuam em conjunto para a automação do workflow, coleta e validação de documentos, assinatura digital e armazenamento seguro.
Quais são as boas práticas para implementar a coleta digital de documentos?
A coleta digital de documentos requer algumas ações importantes para o sucesso na empresa. Veja quais são as principais.
Padronização de processos
Mapeie o fluxo atual de atividades e identifique os gargalos e os pontos de contato. A partir disso, crie um checklist único com os documentos obrigatórios para cada situação. Defina as regras de nomenclatura e formatos aceitos para simplificar a busca e gere modelos de contratos, formulários e termos para simplificar sua geração.
Treinamento de equipes
Ofereça a capacitação necessária para a equipe de RH, com foco em validação rápida e verificação de documentos digitais, envio de alertas automáticos e geração de relatórios de status para saber o que está pendente. Em seguida, elabore materiais de apoio visuais para indicar como realizar cada processo e evidencie as vantagens dessa mudança. Também tenha um canal de suporte para o período de implementação para evitar problemas na adaptação.
Garantia de conformidade legal e LGPD
Conte com plataformas que priorizem a segurança da informação e cumpram os requisitos da LGPD. É importante que os dados sensíveis (como nome, CPF, biometria e mais) tenham um nível de criptografia mais elevado e o acesso aos arquivos tenha um controle rígido para evitar vazamentos.
Ainda é fundamental que a plataforma obtenha o consentimento explícito do colaborador e cumpra os requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Assim, toda a validade jurídica está assegurada.
Backup e armazenamento seguro
Busque plataformas que realizem o armazenamento em nuvem com redundância geográfica para que os arquivos fiquem salvos em diferentes locais físicos. Assim, em caso de desastre, não há perda de dados. Também é válido ter uma política de backup automatizado com plano de recuperação de desastres.
Outra dica é contar com um controle de versão e a trilha de auditoria para saber quem executou todas as intervenções no documento. Por fim, é essencial ter monitoramento constante para evitar falhas de desempenho e segurança.
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Quais são as tendências e o futuro da coleta digital de documentos?
A coleta digital de documentos ainda tem espaço para evoluir. Confira o que deve fazer parte do futuro:
- Integração com sistemas de folha de pagamento e ERP: a proposta é acabar com a digitação manual e simplificar essas atividades. Para isso, é utilizada a automação de dados end-to-end para que as informações preenchidas pelo colaborador sejam inseridas automaticamente no sistema de gestão e de folha de pagamento. Além disso, os fluxos após a contratação serão integrados, com atualização rápida;
- Inteligência artificial para verificação de documentos: a IA permite fazer a validação em tempo real com uso de Optical Character Recognition (OCR). Também verificar a legibilidade do arquivo e se é verdadeiro ou se há fraude;
- Experiência do colaborador e self-service digital: o foco será cada vez mais o colaborador, com uma coleta feita por aplicativos de celular e acesso ao prontuário digital completo a qualquer momento para anexar documentos e verificar detalhes. Além disso, chatbots ajudarão a guiar o colaborador, sanar dúvidas e personalizar a experiência.
Agora, você já sabe o que é a coleta digital de documentos de candidatos, como funciona e quais são as vantagens dessa prática. Então, está na hora de otimizar as suas atividades e alcançar melhores resultados.
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