Porque que o RH deve usar um software de gestão da força de trabalho (workforce management)? Quem já não ouviu a frase: “os funcionários são os ativos mais valiosos das organizações”? Pois bem, eles também são os mais caros.
Todo esse dinheiro precisa, portanto, ser bem investido, em força de trabalho produtiva. No entanto, sem uma estratégia eficaz de gerenciamento da mão de obra, que monitore e gere indicadores, a produtividade e a agilidade almejadas pelas organizações ficarão fora do radar.
Neste artigo, vamos explicar como funciona a tecnologia workforce management e de que forma ela beneficia a organização, seus colaboradores e o RH. Boa leitura!
O que é gestão da força de trabalho?
O gerenciamento da força de trabalho é uma plataforma de soluções integradas projetadas para otimizar a produtividade dos funcionários. De quebra, o software também dá uma mãozinha para o RH ao automatizar muitos de seus processos de gestão de pessoas e de conformidades.
A tecnologia oferece ferramentas para rastrear tempo de execução de trabalhos e presença dos colaboradores, gerencia ausências e afastamentos, coordena projetos e tarefas e implementa horários. Tudo isso garante que a combinação certa de mão de obra esteja disponível no momento ideal.
Recentemente, devido à proliferação da computação em nuvem e à rápida expansão da análise da força de trabalho, houve um crescimento significativo na adoção do software e no mercado de gerenciamento da força de trabalho.
De acordo com um estudo publicado pela Market Research Future, estima-se que o mercado global de gerenciamento da força de trabalho chegue a US$ 9 bilhões até o fim de 2022.
No caso do Brasil, a gestão da força de trabalho é ainda mais pleiteada, dadas as obrigações acessórias trabalhistas que a área de gestão de pessoas deve informar ao governo.
O Banco Mundial revelou que as empresas gastam em média 1.958 horas, por ano, para cumprir todas as burocracias exigidas pelo governo – informações e pagamento de fisco –, o que consome cerca de 1,5% do faturamento anual de cada uma delas, levando em consideração custos com tecnologia e recursos humanos.
Benefícios
Além das vantagens já citadas, a gestão da força de trabalho também permite que as organizações obtenham insights a partir de dados monitorados pela plataforma.
Digamos que haja um projeto novo na área de TI que precisa ser implementado, mas não se sabe exatamente quantos funcionários são necessários para finalizar o projeto. Com as informações apresentadas pela plataforma, fica fácil de mensurar quantos, quais e por quanto tempo os colaboradores devem ser alocados para a ação.
Outro exemplo, desta vez no caso de um call center: o workforce management pode mensurar o uso da mão de obra, prevendo o volume de chamadas, mensagens ou e-mails.
Como aplicar a gestão da força de trabalho
Um sistema abrangente de gerenciamento de força de trabalho engloba ainda outras atividades dentro da estrutura mais ampla de gerenciamento de pessoas pelo RH. Veja como aplicá-lo no dia a dia de suas atividades:
Folha de pagamento
Maior eficiência da folha de pagamento ao automatizar o processo. Empregadores têm uma visão melhor do envolvimento, atendimento e produtividade de trabalhadores, o que lhes permite ajustar treinamentos e processos para obter máximo desempenho.
Otimização do custo da mão de obra
A gestão da força de trabalho prove automação, acessibilidade instantânea e relatórios simples para dados relacionados à força de trabalho. O que ajuda o RH a detectar riscos de não-conformidade com as leis trabalhistas; observar funcionários que não estão tendo um bom desempenho, além de reduzir custos administrativos.
Previsão e orçamento
Prevê quantos e que tipo de recursos humanos são necessários para projetos específicos durante determinadas épocas do ano, como aumento da demanda sazonal ou férias.
A plataforma de gestão da força de trabalho permite ainda que empresas usem previsões calculadas para otimizar implantação da equipe e equilibrar carga de trabalho conforme mudanças de demanda.
Ter um banco de dados a favor do trabalho de gestão de pessoas é fundamental para o futuro da área. Veja aqui também quatro benefícios das ferramenta e recrutamento e seleção.
